Was ist eine Letter of Complaint?

Eine Letter of Complaint (Beschwerdeschreiben) ist ein formeller Brief (oder E-Mail), den du an eine Firma oder Person schreibst, wenn du dich über etwas beschwerden möchtest. 

Wie verfasst du eine Letter of Complaint?

Ein Beschwerdeschreiben ähnelt anderen formellen Briefen. Er besitzt eine bestimmte Struktur. Beim „Aufbau“ musst du immer auf Folgendes aufpassen:

  1. Deine Adresse
     
  2. Adresse des Emfängers / der Empfängerin
     
  3. Datum
     
  4. Grußformel.
    Dear Sir / Madam, 
    Dear Sir or Madam, - wenn du den Namen des Empfängers/der Empfängerin nicht weißt (so wie im Deutschen "Sehr geehrte Damen und Herren")

    Dear Mr White, Dear Mrs White, - wenn du den Namen weißt.

  5. Einleitung - du musst klarmachen, warum du schreibst
    I am writing to complain about ... 
    I am writing regarding ...

     
  6. Hauptteil / 3-4 Absätze
    First
    The first thing I would like to draw your attention to is ...
    Futhermore, .... not only ... but also ...

     
  7. Schlussteil – Conclusion
    I would appreciate if you could give me a full refund. 
    I would like to receive a full refund.
    I look forward to your reply and a resolution to my problem.
    I would like you to exchange the goods.

  8.  Schlussformel. Du verwendest:
    Yours faithfully, - wenn du den Namen des Empfängers/der Empfängerin nicht weißt (so wie im Deutschen "Mit frundlichen Grüßen,") 
    Yours sincerely, - wenn du den Namen weißt, schreibst du .

  9. Deine Unterschrift nicht vergessen

Wie kannst du einen formellen Stil einhalten?

Ein Beschwerdeschreiben ist im Stil formell. Du musst immer beim Schreiben auf Folgendes achten:

  1. Fomelle Vokabel (keine "I want", "Drop me a line").
  2. Keine Abkürzungen ("I'm", "can't", "I'd like").
  3. Formelle "linking words", z. B. "additionally, however, moreover, for this reason, usw".
  4. Wenn möglich, den Passive Voice verwenden, z. B. "I can be contacted ...".
  5. Immer höflich sein z. B.
    "I would appreciate if you could ...“,
    "I would be grateful if you could...“.
  6. Unterschrift nicht vergessen.

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