Aufbau eines Beschwerdebriefes (E-Mail)

1. Absender- und Empfängerdaten, und Betreffzeile
   From:
   To:
   Subject: Complaint about (product, service)

2. Salutation - Formelle Anrede
   

3. Opening - Einleitung - Stating Purpose
   Gib wichtige Informationen wie Kaufdatum, Bestellnummer oder Vertragsnummer an.

4. Body - Präzise Problembeschreibung
   Beschreibe das Problem sachlich, konkret und möglichst detailliert.

5. Erwartete Lösung vorschlagen
   Teile klar mit, welche Lösung du erwartest (z. B. Ersatzlieferung, Reparatur, Rückerstattung).

6. Frist setzen (optional)
   Bei Bedarf kannst du eine angemessene Frist zur Klärung des Problems setzen.

7. Closing
8. Sign off - Unterschrift

2. Salutation - Anrede

Der Brief beginnt mit einer formellen Anrede.

Wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst, verwende eine allgemeine Anrede, zum Beispiel:

• Dear Sir or Madam,
• Dear Sir/Madam,

(Deutsch: Sehr geehrte Damen und Herren,)

Wenn du den Namen des Empfängers kennst, passe die Anrede entsprechend an, zum Beispiel:

• Dear Mr Brown, (Deutsch: Sehr geehrter Herr Brown,)
• Dear Mrs Brown, (Deutsch: Sehr geehrte Frau Brown,)
• Dear Ms Brown, (Deutsch: Sehr geehrte Frau Brown,)

3. Einleitung

Die Einleitung eines Beschwerdebriefs sollte klar und präzise darstellen, warum du schreibst und welches Problem besteht. Verwende sachliche und formelle Formulierungen wie die folgenden:

• I am writing to complain about a smartphone which I bought in your online store on 21^st January.
  Ich schreibe, um mich über ein Smartphone zu beschweren, das ich am 21. Januar in Ihrem Online-Shop gekauft habe.
• I am writing to express my dissatisfaction with your service.
  Ich schreibe, um meine Unzufriedenheit mit Ihrem Service auszudrücken.
• I am writing to express my disappointment with your service.
  Ich schreibe, um meine Enttäuschung über Ihren Service zum Ausdruck zu bringen.
• I am writing to draw your attention to the fact that the staff at your hotel is very unfriendly.
  Ich schreibe, um Sie darauf aufmerksam zu machen, dass das Personal in Ihrem Hotel sehr unfreundlich ist.
• I feel compelled to write to you regarding the unsatisfactory service/product I received.
  Ich sehe mich veranlasst, Ihnen wegen des unzureichenden Services / Produkts zu schreiben, den/das ich erhalten habe.
• I wish to raise a number of concerns about the quality of your product.
  Ich möchte mehrere Bedenken hinsichtlich der Qualität Ihres Produkts äußern.
• I am writing in connection with the poor standard of the services at your hotel.
  Ich schreibe im Zusammenhang mit dem mangelhaften Standard der Dienstleistungen in Ihrem Hotel.

4. Hauptteil – Das Problem erläutern

Im Hauptteil des Beschwerdebriefs erklärst du das Problem genauer. Beschreibe die Situation sachlich, präzise und chronologisch. Vermeide emotionale oder beleidigende Formulierungen und bleibe professionell.

Verwende hilfreiche Details wie:

• konkrete Mängel oder Probleme
• beteiligte Personen

Typische Formulierungen:

• Unfortunately, the product does not work properly.
  Leider funktioniert das Produkt nicht ordnungsgemäß.
• Unfortunately, the situation has caused considerable inconvenience.
  Leider hat die Situation erhebliche Unannehmlichkeiten verursacht.
  
• To my disappointment, the product/service did not meet the advertised standards.
  Zu meiner Enttäuschung entsprach das Produkt / die Dienstleistung nicht den beworbenen Standards.
  
• Despite my previous attempts to resolve the issue, no action has been taken on your side.
  Trotz meiner vorherigen Versuche, das Problem zu lösen, wurden Ihrerseits keine Maßnahmen ergriffen.
  
• I must point out that this is the first time such an issue has occurred.
  Ich möchte darauf hinweisen, dass ein derartiges Problem zum ersten Mal aufgetreten ist.
  
• In your advertisement you clearly state that ... However, this was not the case.
  In Ihrer Werbung geben Sie eindeutig an, dass … Dies traf jedoch nicht zu.
  
• I regret to inform you that the product/service was far below my expectations.
  Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass das Produkt / die Dienstleistung weit unter meinen Erwartungen lag.
  
• The product I received is of very poor quality.
  Das von mir erhaltene Produkt ist von sehr schlechter Qualität.
  

Wie kann man Enttäuschung ausdrücken?

• I find it unacceptable that...
  Ich halte es für inakzeptabel, dass …
  
• I would have expected a company of your reputation to ...
  Von einem Unternehmen Ihres Rufes hätte ich erwartet, dass …
  
• Such a lack of professionalism is highly surprising.
  Ein solches Maß an Unprofessionalität ist sehr überraschend.
  
• I trust this matter will be treated with the urgency and seriousness it deserves.
  Ich vertraue darauf, dass diese Angelegenheit mit der gebotenen Dringlichkeit und Ernsthaftigkeit behandelt wird.
  
• I feel that your company has not lived up to its high standards.
  Ich habe den Eindruck, dass Ihr Unternehmen seinen hohen Standards nicht gerecht geworden ist.
  

Nützliche Verbindungswörter

5. Schlussteil - Your Expectations

Abschließend musst du eine klare Forderung stellen, die deinen Erwartungen entspricht:

a full refund (volle Rückerstattung),
an apology (eine Entschuldigung),
a replacement (ein Ersatz) oder
some action (eine Aktion).

• I expect a full refund of the amount paid. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des gezahlten Betrags.
• I expect a 50 per cent refund of the amount paid. – Ich erwarte eine Rückerstattung von 50 Prozent des bezahlten Betrags.
• I expect a full refund of the subscription fee. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Abonnementgebühr.
• I expect a full refund of the payment within 7 days. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Zahlung innerhalb von 7 Tagen.
• I expect a full refund of the product purchase price. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des Produktkaufpreises.
• I hope I can receive a partial refund. – Ich hoffe, dass ich eine teilweise Rückerstattung erhalten kann.
• I insist on a full refund. – Ich bestehe auf eine vollständige Rückerstattung.
• I hope you will replace a faulty product. – Ich hoffe, Sie ersetzen ein fehlerhaftes Produkt.
• I insist on an immediate replacement of the faulty product. – Ich bestehe auf sofortigen Ersatz des fehlerhaften Produktes.
• I would be grateful if you could arrange a replacement of (...). – Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie einen Ersatz für (...) organisieren könnten.
• I look forward to receiving an apology. – Ich freue mich auf eine Entschuldigung.

Danach musst du den Brief abschließen. Dazu gehört eine Formulierung wie:

• I look forward to your reply. – Ich freue mich auf Ihre Antwort.
• I look forward to hearing from you. – Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

6. Grußformel

Bevor du deine E-Mail (deinen Brief) abschließt, solltest du eine höfliche Schlussformel hinzufügen, die zeigt, dass du auf eine Antwort wartest. Dies vermittelt Professionalität und Respekt.

Yours faithfully, = Mit freundlichen Grüßen,
wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst.

Yours sincerely, oder Kind regards, = Liebe Grüße,
wenn du den Namen des Empfängers kennst.

7. Unterschrift nicht vergessen!

Vergiss nicht, den Brief oder die E-Mail mit deinem vollständigen Namen abzuschließen.
Wenn du einen Brief schreibst, solltest du handschriftlich unterschreiben.

Letter of Complaint: Musteraufsätze

Lerne, wie du  einen Beschwerdebrief auf Englisch schreibst. Unsere Musteraufsätze sind perfekt für Schüler und Lernende, die ihre Englischkenntnisse verbessern möchten:

Problem mit einem defekten Smartphone
Musteraufsatz

Problem mit einem auf eBay gekauften Smartphone
Musteraufsatz

Probleme mit einem Online-Kauf
Musteraufsatz

Beschwerden über den Service im Hotel
Musteraufsatz

Unzufriedenheit mit einem Reisebüro und einem Wochenendtrip
Musteraufsatz