Was ist ein Letter of Complaint?

Layout des Briefes

Ein Letter of Complaint ähnelt anderen formellen Schreiben (z. B. ein Letter of Application), und hat eine bestimmte Struktur.

1. Absenderadresse (recht oben)
2. Empfängeradresse (links
3. Datum (rechts)
4. Anrede
5. Einleitung
6. Hauptteil
7. Schlussteil
8. Schlussformel
9. Unterschrift

Wenn du eine formelle E-Mail, die als Beschwerdebrief dient, schreibst du:

TO: (Empfängeremailadresse)
FROM: (Absenderemailadresse)
SUBJECT: Letter of Complaint

Anrede und Einleitung

4. Anrede

Du beginnst deinen Brief mit einer Anrede. Du verwendest:

Dear Sir or Madam, = Sehr geehrte Damen und Herren
wenn du den Namen des Emfängers nicht kennst.

Dear Mr Brown, oder Dear Mrs Brown, = Lieber Herr Brown oder Liebe Frau Brown wenn du den Namen des Emfängers kennst.

 

5. Einleitung

Du musst klarmachen, warum du schreibst und was dein Problem ist.

I am writing to complain about - Ich schreibe, um mich über (...) zu beschweren

I am writing to complain about a smartphone which I bought in your online store on 21^st January. - Ich schreibe, um mich über ein Smartphone zu beschweren, das ich am 21. Januar in Ihrem Online-Shop gekauft habe.

I am writing to express my dissatisfaction with your service. - Ich schreibe, um meine Unzufriedenheit mit Ihrem Service auszudrücken.

I wish to express my dissatisfaction with your company. - Ich möchte meine Unzufriedenheit mit Ihrem Unternehmen zum Ausdruck bringen.

I am writing to draw your attention to the fact that the staff at your hotel is very unfriendly. - Ich schreibe, um Ihre Aufmerksamkeit darauf zu lenken, dass das Personal in Ihrem Hotel sehr unfreundlich ist.

Erkläre das Problem

6. Hauptteil

Es ist wichtig, dass man klar und präzise ist und sich auf die wichtigsten Punkte konzentriert. Vermeide es, andere Themen oder Fragen einzubringen, die nicht relevant sind.

Beginne für jeden Punkt (bullet point) einen neuen Absatz und begründe ihn mit Argumenten.

Nützliche Verbindungswörter:
to begin with, firstly, secondly, unfortunately, needless to say, worst of all, in fact, therefore, in addition, moreover, furthermore.

7. Schlussteil

Abschließend musst du eine klare Forderung stellen die deinen Erwartungen entspricht – a full refund (­volle Rückerstattung, Erstattung), an apology (eine Entschuldigung), a replacement (ein Ersatz), or some action (eine Aktion).

I expect a full refund of the amount paid - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des gezahlten Betrags.

I expect a 50 per cent refund of the amount paid. - Ich erwarte eine Rückerstattung von 50 Prozent des bezahlten Betrags.

I expect a full refund of the subscription fee. - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Abonnementgebühr.

I expect a full refund of the payment within 7 days. - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Zahlung innerhalb von 7 Tagen.

I expect a full refund of the product purchase price. - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des Produktkaufpreises.

I hope I can receive a partial refund. - Ich hoffe, dass ich eine teilweise Rückerstattung erhalten kann.

I insist on a full refund. - Ich bestehe auf eine vollständige Rückerstattung.

I hope you will replace a faulty product. - Ich hoffe, Sie ersetzen ein fehlerhaftes Produkt.

I insist on an immediate replacement of the faulty product.  - Ich bestehe auf sofortigen Ersatz des fehlerhaften Produktes.

I would be grateful if you could arrange a replacement of (…). - Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie einen Ersatz für (…) organisieren könnten.

I look forward to receiving an apology. - Ich freue mich auf eine Entschuldigung.

 

Anschließend musst du den Brief abschließen. Dazu gehört eine Formulierung wie:

I look forward to your reply. - Ich freue mich auf Ihre Antwort.
I look forward to hearing from you. - Ich freue mich von Ihnen zu hören.

8. Grußformel

BEACHTE

Yours faithfully, = Mit freundlichen Grüßen, wenn du den Namen des Emfängers nicht kennst.
Yours sincerely, Kind regards, = Liebe Grüße, wenn du den Namen des Emfängers kennst.

 

9. Unterschrift nicht vergessen!