Letter of complaint | English winton.at

Was ist ein Letter of Complaint?

Ein Letter of Complaint, auf Deutsch Beschwerdebrief, ist ein formeller Brief (oder E-Mail), der verwendet wird, um Probleme oder Unzufriedenheiten mit Produkten, Dienstleistungen oder anderen Anliegen zu lösen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte er gut strukturiert sein:

Beginne mit deinen Kontaktdaten und der Adresse des Adressaten.
Beschreibe das Problem präzise.
Schlage eine Lösung vor.

Ein Beschwerdebrief sollte klar und sachlich bleiben, um effektiv zu sein.

Aufbau des Briefes

Ein Letter of Complaint ähnelt anderen formellen Schreiben, wie z. B. einem Letter of Application, und folgt einer klaren Struktur.

Traditioneller formeller Brief:

Wenn du einen formellen Brief auf Papier schreibst, vergiss nicht, diese Punkte zu beachten:

Absenderadresse (oben rechts)
Datum (rechts, unter der Absenderadresse)
Empfängeradresse (links unter der Absenderadresse)

Formelle E-Mail als Beschwerdebrief:

Wenn du eine E-Mail schreibst, vergiss nicht, diese Punkte zu beachten.:

TO: (E-Mail-Adresse des Empfängers)
FROM: (Deine E-Mail-Adresse)
SUBJECT: Letter of Complaint

Struktur eines formellen Briefes oder einer E-Mail:

Ein formeller Beschwerdebrief besteht aus folgenden Teilen:

Anrede: „Dear Sir/Madam“
Einleitung: Gründe für das Schreiben, z. B. „I am writing to express my dissatisfaction with ...“
Hauptteil: Beschreibung des Problems, z. B. „The product I received was defective ...“
Schlussteil: Erwartungen oder Vorschläge, z. B. „I insist on a full refund ...“
Schlussformel: „Yours sincerely/faithfully“ (je nach Anrede)
Unterschrift: Dein Name und Nachname

2. Einleitung

Die Einleitung eines Beschwerdebriefs sollte klar und präzise darstellen, warum du schreibst und welches Problem besteht. Nutze die folgenden Formulierungen:

I am writing to complain about
→ Ich schreibe, um mich über (...) zu beschweren.

Weitere Beispiele:

I am writing to complain about a smartphone which I bought in your online store on 21^st January.
→ Ich schreibe, um mich über ein Smartphone zu beschweren, das ich am 21. Januar in Ihrem Online-Shop gekauft habe.

I am writing to express my dissatisfaction with your service.
→ Ich schreibe, um meine Unzufriedenheit mit Ihrem Service auszudrücken.

I wish to express my dissatisfaction with your company.
→ Ich möchte meine Unzufriedenheit mit Ihrem Unternehmen zum Ausdruck bringen.

I am writing to draw your attention to the fact that the staff at your hotel is very unfriendly.
→ Ich schreibe, um Ihre Aufmerksamkeit darauf zu lenken, dass das Personal in Ihrem Hotel sehr unfreundlich ist.

3. Hauptteil - Erkläre das Problem

Es ist wichtig, dass man klar und präzise bleibt und sich auf die wichtigsten Punkte konzentriert. Vermeide es, andere Themen oder Fragen anzusprechen, die nicht relevant sind.

Beginne für jeden Punkt (Bullet Point) einen neuen Absatz und unterstütze ihn mit Argumenten.

Nützliche Verbindungswörter:

Englisch	Deutsch
to begin with	zunächst
firstly	erstens
secondly	zweitens
unfortunately	leider
needless to say	es versteht sich von selbst
worst of all	am schlimmsten
in fact	tatsächlich
therefore	deshalb
in addition	zusätzlich
moreover	außerdem
furthermore	darüber hinaus

4. Schlussteil - Your Expectations

Abschließend musst du eine klare Forderung stellen, die deinen Erwartungen entspricht:

a full refund (volle Rückerstattung),
an apology (eine Entschuldigung),
a replacement (ein Ersatz) oder
some action (eine Aktion).

I expect a full refund of the amount paid. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des gezahlten Betrags.
I expect a 50 per cent refund of the amount paid. – Ich erwarte eine Rückerstattung von 50 Prozent des bezahlten Betrags.
I expect a full refund of the subscription fee. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Abonnementgebühr.
I expect a full refund of the payment within 7 days. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Zahlung innerhalb von 7 Tagen.
I expect a full refund of the product purchase price. – Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des Produktkaufpreises.
I hope I can receive a partial refund. – Ich hoffe, dass ich eine teilweise Rückerstattung erhalten kann.
I insist on a full refund. – Ich bestehe auf eine vollständige Rückerstattung.
I hope you will replace a faulty product. – Ich hoffe, Sie ersetzen ein fehlerhaftes Produkt.
I insist on an immediate replacement of the faulty product. – Ich bestehe auf sofortigen Ersatz des fehlerhaften Produktes.
I would be grateful if you could arrange a replacement of (...). – Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie einen Ersatz für (...) organisieren könnten.
I look forward to receiving an apology. – Ich freue mich auf eine Entschuldigung.

Danach musst du den Brief abschließen. Dazu gehört eine Formulierung wie:

I look forward to your reply. – Ich freue mich auf Ihre Antwort.
I look forward to hearing from you. – Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

5. Grußformel

Bevor du deine E-Mail (deinen Brief) abschließt, solltest du eine höfliche Schlussformel hinzufügen, die zeigt, dass du auf eine Antwort wartest. Dies vermittelt Professionalität und Respekt.

Yours faithfully, = Mit freundlichen Grüßen,
wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst.

Yours sincerely, oder Kind regards, = Liebe Grüße,
wenn du den Namen des Empfängers kennst.

6. Unterschrift nicht vergessen!

Vergiss nicht, den Brief oder die E-Mail mit deinem vollständigen Namen abzuschließen.
Wenn du einen Brief schreibst, solltest du handschriftlich unterschreiben.

Wie kannst du einen formellen Stil einhalten?

Ein Letter of Complaint ist im Stil formell. Du musst immer beim Schreiben auf Folgendes achten:

Formelle Vokabeln (keine ~~I want~~, ~~Drop me a line~~)
Keine Abkürzungen (z. B. ~~I'm~~, ~~can't~~, ~~I'd like~~)
Formelle linking words,
z. B. additionally, however, moreover, furthermore, for this reason
Wenn möglich, den Passive Voice verwenden, z. B. I can be contacted
Immer höflich sein, z. B.:
- I would appreciate it if you could
- I would be grateful if you could