Was ist ein Letter of Complaint?
Letter of Complaint - ein Beschwerdebrief - ist ein formeller Brief (oder E-Mail), den du schreibst, um ein Problem zu lösen. Ein Beschwerdebrief ist eine sehr wichtige Kommunikationsform. Es ist wichtig, dass man den Brief richtig schreibt, damit die Nachricht auch wirklich verstanden wird.
Ein Beschwerdebrief muss auf einer Seite geschrieben werden, die mit Ihren Kontaktdaten und der Adresse des Adressaten oben auf der Seite beginnt.
Wie schreibt man einen Letter of Complaint?
Ein Letter of Complaint ähnelt anderen formellen Briefen (z B. ein Letter of Application). Er besitzt eine bestimmte Struktur. Beim „Aufbau“ musst du immer auf Folgendes aufpassen:
1 Deine Adresse (rechts oben)
2 Adresse des Empfängers / der Empfängerin (links unten)
3 Datum (rechts)
Wenn du eine E-Mail schreibst, solltest du Folgendes schreiben:
1 To: Email Adresse des Empfängers / der Empfängerin
2 From: Deine Email Adresse
3 Subject: Complaint
4 Grußformel
Du beginnst deinen Brief mit einer Begrüßung. Du verwendest:
"Dear Sir or Madam," - wenn du den Namen des Empfängers/der Empfängerin nicht kennst (so wie im Deutschen "Sehr geehrte Damen und Herren").
"Dear Mr Brown, oder Dear Mrs Brown,"- wenn du den Namen kennst.
5 Einleitung
Du musst klarmachen, warum du schreibst und was dein Problem ist. Wenn du dich über ein Produkt beschwerst, schreibe, wann und wie du es gekauft hast.
I am writing to complain about a smartphone which I bought in your online store on 21st January
I am writing to express my dissatisfaction with your service
I am writing to draw your attention to the fact that the staff at your hotel is very unfriendly
I wish to express my dissatisfaction at …
6 Hauptteil
Es ist wichtig, dass man klar und präzise ist und sich auf die wichtigsten Punkte konzentriert. Vermeide es, andere Themen oder Fragen einzubringen, die nicht relevant sind. Nachdem die Hauptnachricht formuliert wurde, musst du Beweise liefern, um deine Position zu untermauern.
Beginne für jeden Punkt (bullet point) einen neuen Absatz und begründe ihn mit Argumenten.
Nützliche Verbindungswörter:
to begin with, firstly, secondly, unfortunately, needless to say, worst of all, in fact, therefore, in addition, moreover, futhermore
7 Schlussteil
Abschließend musst du eine klare Forderung stellen die deinen Erwartungen entspricht – a full refund (volle Rückerstattung, Erstattung), an apology (eine Entschuldigung), a replacement (ein Ersatz), or some action (eine Aktion).
I expect a full refund of the amount paid - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des gezahlten Betrags
I expect a full refund of the subscription fee - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Abonnementgebühr
I expect a full refund of the payment within 7 days - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung der Zahlung innerhalb von 7 Tagen
I expect a full refund of the product purchase price - Ich erwarte eine vollständige Rückerstattung des Produktkaufpreises
I hope I can receive a partial refund - Ich hoffe, dass ich eine teilweise Rückerstattung erhalten kann
I insist on a full refund - Ich bestehe auf eine vollständige Rückerstattung
I hope you will replace a faulty product - Ich hoffe, Sie ersetzen ein fehlerhaftes Produkt
I insist on an immediate replacement of the faulty product - Ich bestehe auf sofortigen Ersatz des fehlerhaften Produktes
I would be grateful if you could arrange a replacement of … - Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie einen Ersatz für … organisieren könnten
I look forward to receiving an apology - Ich freue mich auf eine Entschuldigung
Anschließend musst du den Brief abschließen. Dazu gehört eine Formulierung wie:
I look forward to your reply. - Ich freue mich auf Ihre Antwort.
I look forward to hearing from you. - Ich freue mich von Ihnen zu hören.
BEACHTE: Du verwendest:
"Yours faithfully," - wenn du den Namen des Empfängers/der Empfängerin nicht kennst (so wie im Deutschen "Mit freundlichen Grüßen")
"Yours sincerely," "Kind regards," - wenn du den Namen kennst ("Liebe Grüße")
8 Deine Unterschrift nicht vergessen !
Wie kannst du einen formellen Stil einhalten?
Ein Letter of Complaint ist im Stil formell. Du musst immer beim Schreiben auf Folgendes achten:
• Fomelle Vokabel (keine "I want", "Drop me a line")
• Keine Abkürzungen ("I'm", "can't", "I'd like")
• Formelle "linking words", z. B. "additionally, however, moreover, furthermore, for this reason
• Wenn möglich, den Passive Voice verwenden, z. B. "I can be contacted"
• Immer höflich sein, z. B. „I would appreciate if you could …“, „I would be grateful if you could“
• Unterschrift nicht vergessen
Letter of Complaint: Musteraufsätze
Probleme mit einem Online-Kauf - Musteraufsatz
Sich über den Service im Hotel beschweren - Musteraufsatz
Unzufrieden mit Reisebüro und Wochenendtrip - Musteraufsatz