Formelle Briefe / E-Mails

Formelle Briefe und E-Mails

Ein formeller Brief oder eine E-Mail hat eine Struktur und beim „Aufbau“ musst du immer auf Folgendes achten:

    1. Deine Adresse oder E-Mail
    2. Adresse Empfänger / Empfängerin
    3. Datum: 1st January, 2nd Februry, 3rd March, 4th May
    4. Betreff (Re:)
    5. Grußformel. Du verwendest:
      "Dear Sir / Madam," wenn du der Name des Empfängers/der Empfängerin nicht weißt (wie im Deutschen "Sehr geehrte Damen und Herren").
      "Dear Mr Smith, Dear Mrs Smith," - wenn du der Name weißt.
    6. Einleitung – Introduction. Erster Absatz.  Here musst du klarmachen warum schreibst du.
      I am writing to apply for the position of … (Bewerbungsschreiben).
      I am writing to complain about …  (Beschwerdeschreiben).
      I am writing to express my dissatisfaction with your service … (Beschwerdeschreiben).
      I am writing to request some information about … (Bitte um Information).
    7. Haupteil – Body. 3-4 Absätze.
      a. Du solltest alle wichtigen Punkte anführen.
      b. Ein neuer Absatz für jeden Punkt.
    8. Schlussteil– ConclusionDu schreibst wenn du verfügber bist, dein Telefonnumer.
      I am available from July to August. I may be contacted at the above email address or by telephone on 123 456789.
      I look forward to your reply.
    9. Schlussformel. Du verwendest:
      "Yours faithfully," wenn du der Name des Empfängers/der Empfängerin nicht weißt (wie im Deutschen "Mit frundlichen Grüßen"),
      "Yours sincerely," wenn du den Namen weißt.
    10. Dein Unterschrift nicht vergessen.

Die Absätze mit einer Leerzeile voneinander trennen.

Wie kannst du einen formellen Stil einhalten?

Ein Bewerbungsschreiben ist im Stil formell. Du musst immer beim Schreiben auf Folgendes achten:

  1. Fomelle Vokabel (keine "I want“, "Drop me a line“).
  2. Keine Abkürzungen ("I'm“, "can't“, "I'd like“).
  3. Formelle "linking words“, z. B. "additionally, however, moreover, for this reason“.
  4. Wenn möglich, Passive Voice verwenden, z. B. "I can be contacted“.
  5. Immer höflich sein, z. B.
    „I would appreciate if you could …“,
    „I would be grateful if you could …“.
  6. Unterschrift nicht vergessen.