Was ist ein Formal Letter?

Formal Letter - ein formeller Brief ist eine sehr wichtige Kommunikationsform.

Man schreibt formelle Briefe an Schulleiter, Chefredakteure, potenzielle Arbeitgeber, verschiedene Büros oder Personen, die man persönlich nicht kennt, z. B. an die Eltern anderer Schüler. Es ist wichtig, dass man den Brief richtig schreibt, damit die Nachricht auch wirklich verstanden wird.

Heutzutage, im Zeitalter des Internets, schreibt man statt herkömmlicher Briefe E-Mails. Der Text, seine Form und sein Stil sind jedoch in beiden Dokumenten gleich.

 

Beispiele der formellen Briefen

Letter of Application
Letter of Complaint
Letter to the Editor
Formal letter to the Host Family

Wie schreibt man einen Letter of Application?

Layout des Briefes

Ein formeller Brief hat eine bestimmte Struktur.

Wenn du einen traditionellen formellen Brief auf ein Blatt Papier schreibst, vergisst es nicht, Folgendes zu schreiben:

Absenderadresse (recht oben)
Datum (rechts)
Empfängeradresse (links unten der Absenderadresse)

Wenn du eine formelle E-Mail schreibst, fängst du mit den folgenden an::

TO: (Empfängeremailadresse)
FROM: (Absenderemailadresse)
SUBJECT: Letter to the Editor

Ein formeller Brief (formelle E-Mail) besteht aus:

  1. Anrede
  2. Einleitung
  3. Hauptteil
  4. Schlussteil
  5. Schlussformel
  6. Unterschrift

1. Anrede

Du beginnst deinen Brief mit einer Anrede. Du verwendest:

Dear Sir or Madam, Dear Sir/Madam, = Sehr geehrte Damen und Herren
wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst.

Dear Mr Brown, oder Dear Mrs Brown, = Sehr geehrter Herr Brown oder Sehr geehrte Frau Brown, wenn du den Namen des Empfängers kennst.

2. Einleitung

Erkläre, warum du schreibst den Brief.

I am writing to enquire about – Ich schreibe, um mich zu erkundigen über
I am writing to get information about – Ich schreibe, Informationen zu erhalten über
I am writing to inform you that – Ich schreibe, Ihnen mitteilen, dass
I am writing to suggest that Ich schreibe, um vorzuschlagen, dass,
I am writing to apply for the position of – Ich schreibe, um mich für die Position als [Position] zu bewerben
I am writing to complain about – Ich schreibe, um mich zu beschweren über
I am writing regarding our stay in England. – Ich schreibe bezüglich unseres Aufenthalts in England.

NICHT: I am writing because I would like to …

Wenn dein Brief eine Antwort auf den formellen Brief einer anderen Person ist, verwende die folgenden Ausdrücke.

I am writing in response to your letter of – Ich schreibe als Antwort auf Ihren Brief vom
Further to your letter of 12th March
– Weiter zu Ihrem Brief vom 12. März
Regarding your letter of 12th March
– In Bezug auf Ihren Brief vom 12. März

3. Hauptteil

In diesem Abschnitt ist es wichtig, strukturierte Absätze zu verwenden, um deine Gedanken geordnet und leicht verständlich zu präsentieren.

Beginne jeden Absatz mit einer klaren Aussage (topic sentence), gefolgt von Argumenten, die deine Position untermauern.

Durch einen gut strukturierten und argumentativen Hauptteil kannst du die Empfangsperson deines Briefes davon überzeugen, deine Meinung zu teilen oder zumindest zu verstehen, warum du zu deinem Standpunkt gelangt bist.

4. Schlussteil - Conclusion

Thank you for reading my letter. I hope to hear back from you soon. – Vielen Dank, dass Sie meinen Brief gelesen haben. Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören.

Please let me know if there is something I can do. I'm flexible with dates and can work around your schedule. – Bitte lassen Sie mich wissen, ob es etwas gibt, das ich tun kann. Ich bin flexibel mit den Terminen und kann mich nach Ihrem Zeitplan richten.

If you require further information, do not hesitate to contact me. – Falls Sie weitere Informationen benötigen, ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung.

I look forward to hearing from you as soon as possible. - Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

5. Grußformel

BEACHTE: Du verwendest:

Yours faithfully, = Mit freundlichen Grüßen
wenn du den Namen des Empfängers/der Empfängerin nicht kennst.

Yours sincerely, oder
Kind regards, = Liebe Grüße
wenn du den Namen des Empfängers/der Empfängerin kennst.

6. Unterschrift nicht vergessen

Schreibe deinen vollständigen Namen.

Wie kannst du einen formellen Stil einhalten?

Du musst immer beim Schreiben auf Folgendes achten:

Fomelle Vokabel (keine "I want", "Drop me a line")

  1. Informal: I need you to 
    Formal: I would appreciate it if you could
  2. Informal: I want you to
    Formal: I would be grateful if you could
  3. Informal: I need you to
    Formal: I would kindly request that you 
  4. Informal: I want you to call me back as soon as possible.
    Formal: I would be thankful if you could return my call at your earliest convenience.

Keine Abkürzungen ("I'm", "can't", "I'd like")
• Formelle "linking words", z. B. additionally, however, moreover, furthermore, for this reason
• Wenn möglich, den Passive Voice verwenden, z. B. "I can be contacted"
• Immer höflich sein, z. B.
 I would appreciate it if you could ...
 I would be grateful if you could ...